Versterk je evenementen én community met de Yunits congresmodule

Breng eventmanagement en communitymanagement samen op één centrale plek.

‘Leden zijn sterk betrokken bij mijn vereniging tijdens evenementen en congressen. Maar daarna bijna niet meer.’ Herkenbaar? Dat hoeft niet. Met de Yunits Congresmodule houd je leden voor, tijdens én na een evenement betrokken. Hoe doe je dat precies?

Door: Mathijs Vleeming

Om de betrokkenheid van leden hoog te houden stimuleer je voorafgaand, tijdens en na het evenement de interactie met en tussen (potentiële) deelnemers. Zo gaat het congres of evenement nog meer leven onder je doelgroep. De Yunits Congresmodule is precies daarop ingericht. In combinatie met je bestaande Yunits communityplatform voeg je extra waarde toe aan je evenement.

Vóór congres: belangrijke informatie delen

Via de congresmodule deel je alle informatie over het congres overzichtelijk op één plek binnen je communityplatform. De logische navigatiestructuur binnen de module helpt je om stap voor stap alle belangrijke informatie over het evenement te plaatsen:

Algemene informatie

Deel belangrijke algemene informatie over het congres. Denk aan:

• datum en tijd
• gerelateerde thema’s en onderwerpen
• het maximum aantal inschrijvingen
• registratieperiode

Misschien heb je zelfs een wervende introductievideo om te delen?

Programma

Deel ook een uitgebreid programma. Klik op de titel van een sessie om het tijdstip, de sprekers (met link naar een sprekersprofiel), locatie en uitgebreide sessiebeschrijving te zien. Deelnemers kunnen tijdens de registratie alvast onderdelen van het programma markeren als favoriet en opslaan in “Mijn programma”. Ook kunnen zij zich via het platform inschrijven voor specifieke sessies. Als organisator is het mogelijk om parallelle sessies in de vorm van rondes aan te maken.

Sprekers

Introduceer de sprekers en toon overzichtelijk per spreker welke sessie zij geven. Voeg daarbij meteen een link toe naar die sessie in het programma. Heeft een spreker ook een profiel op Yunits-platform? Dan link je ook eenvoudig naar dit profiel.

Locatie

Deel informatie over de locatie van je congres. Voeg bijvoorbeeld een kaart toe waarmee deelnemers direct hun route kunnen plannen. Of extra informatie over bijvoorbeeld parkeermogelijkheden.

Media en downloads

Deel belangrijke documenten, zoals rapporten, foto’s en achtergrondinformatie over het evenement.

Contactpagina

Deel de belangrijkste contactgegevens. Zo weten deelnemers met vragen bij wie ze terecht kunnen.

Deelnemerslijst

Stimuleer deelnemers om zich aan te melden door te laten zien wie zich al hebben aangemeld. Zeker bij een evenement met beperkte plekken, creëer je hiermee Fear Of Missing Out, oftewel angst om het te missen.

Aanmelden en betalen

Deelnemers melden zich eenvoudig aan:

• Stap 1 – Gegevens: na inloggen kiezen deelnemers het juiste tarief (bijvoorbeeld “standaard tarief” of “kortingstarief”) en op welke dag(en) ze aanwezig zijn. Daarna worden de persoonlijke gegevens automatisch ingevuld op basis van hun profiel op het platform. Daarnaast kunnen ze factuurgegevens en eventuele dieetwensen of allergieën invullen.
• Stap 2 – Programma: deelnemers stellen hun persoonlijke programma samen en melden zich voor specifieke sessies aan.
• Stap 3 – Controleer: deelnemers controleren de gegevens, passen ze eventueel aan, en ronden de inschrijving af. Daarna stuurt het systeem een factuur of wordt de deelnemer naar een bestaand betaalsysteem geleid om direct af te rekenen.

Vóór congres: organisatie en beheer

De congresmodule bevat ook handige functionaliteiten voor de organisatoren van het evenement. Hiermee kun je al het eventmanagement centraal regelen via je eigen Yunits-platform en heb je geen losse eventregistratiesoftware meer nodig,

Medewerkers

Voeg vrijwilligers of congresmedewerkers toe aan je evenement, zodat organisatoren weten wie wanneer aanwezig is. Deze medewerkers hebben geen invloed op het totale deelnemersaantal of de nog beschikbare plaatsen.

Wachtlijst

Is er een maximum aantal deelnemers? Dan kun je extra registraties automatisch toevoegen aan een wachtlijst.

Inschrijvingen

Beheer inschrijvingen en de status van facturatie en betaling.

Statistieken

Krijg een overzicht van het totaal aantal deelnemers en het aantal deelnemers per sessie.

E-mails versturen

Verstuur vanaf het platform een e-mail aan:

• alle deelnemers
• alle sprekers
• alleen aan deelnemers die zich hebben ingeschreven voor een bepaalde sessie
• individuele deelnemers
• een andere groep 

Vóór congres: stimuleer leden om deel te nemen

Het Yunits-platform is ook zeer geschikt om het congres te promoten onder leden. Daarvoor kun je de congresmodule en de bestaande activiteitenmodule gebruiken. Bijvoorbeeld door:

• met de activiteiten- en congresmodules te laten zien wie zich al hebben aangemeld.
• met Vraag & antwoord, Polls en Enquêtes te vragen naar de uitdagingen van leden. Om daar vervolgens een relevant educatief programma en sprekers op in te richten
• sprekers en hun sessies te introduceren via Nieuws en Blogs

Het Yunits-platform stuurt hierover automatisch notificaties naar (potentiële) deelnemers die geïnteresseerd zijn in het onderwerp van het evenement. Op deze manier stimuleer je leden om zich aan te melden.    

Vóór congres: gebruik congresregistratie om je community te vergroten

Om je als deelnemer aan te melden voor een congres, heb je een account nodig op het Yunits-communityplatform. Congresdeelnemers die dit nog niet hebben, moeten zich dus eerst registreren. Op deze manier kun je het evenement gebruiken om het aantal leden van je community te vergroten. Het evenement vormt dan het startpunt van de onboarding op het communityplatform. Daarna zet je de communicatie op een relevante, en deels automatische, manier voort en houd je leden betrokken met relevante content en notificaties.

Vóór congres: verbind leden en breng de conversatie op gang

Verbind al vóór het congres de deelnemers met elkaar – en eventueel de sprekers. Daarvoor maak je een (werk)groep met deelnemers aan. Deze groep kun je gebruiken als interactief communicatiekanaal voor het evenement. Binnen de werkgroep gebruik je bijvoorbeeld de modules voor nieuws of blogs, vraag & antwoord-, polls of enquêtes om praktische informatie te delen, deelnemers vragen te laten stellen of om input te vragen voor de sessies van de sprekers. Bovendien breng je deelnemers zo al voor het evenement met elkaar in contact om te netwerken.

Dit stimuleert de betrokkenheid van en interactie tussen deelnemers voorafgaand aan je congres. Ook kun je hier op een centrale plek met je deelnemers communiceren over het evenement.

Zoals elke andere Yunits-module, is ook de congresmodule niet alleen voor het hele platform, maar ook binnen een werkgroep beschikbaar. Zo kun je een bepaald evenement alleen toegankelijk maken voor leden van een bestaande commissie, werkgroep of geografische groep.

Tijdens congres: livestream en interactie

Zet je Yunits-platform ook tijdens het congres in. Bijvoorbeeld:

• Organiseer je een hybride congres? Bied dan de link naar de livestream aan via het platform, zodat alle leden toegang hebben in een afgeschermde omgeving.
• Deel tijdens het evenement een poll of korte enquête op het platform die de deelnemers live in kunnen vullen.
• Gebruik de Vraag & antwoord-module om vragen en antwoorden voor iedereen zichtbaar te maken.
• Haal tijdens het evenement op een interactieve manier behoeftes op. Die heb je dan gelijk gedocumenteerd op je platform, zodat je ze later op een organische manier kunt opvolgen.

Na congres: zet de conversatie voort

Gebruik de verschillende modules binnen de werkgroep om na afloop van het congres de conversatie voort te zetten. Bijvoorbeeld:

• Gebruik polls of enquêtes voor de evaluatie: wat vonden deelnemers goed en wat kan de volgende keer beter?
• Gebruik de Prikbordmodule om deelnemers foto’s te laten delen van het evenement.
• Deel presentaties en eventuele opnamen van sessies in een algemene kennisbank buiten de werkgroep. Zo zijn ze voor iedereen vindbaar en toegankelijk.

Kortom: de Congresmodule biedt een hoop mogelijkheden om de activiteit rondom evenementen te integreren met de continue activiteit op je communityplatform. Zeker als je de Congresmodule combineert met de andere modules.

Meer weten?

Neem contact met ons op. Wij adviseren je graag over hoe jij met de Congresmodule de betrokkenheid van je leden het hele jaar door hoog houdt.

Over de auteur

Mathijs Vleeming: consultant verenigingen bij Yard | Digital Agency

Mathijs gelooft dat verenigingen hun impact kunnen vergroten door hun leden het hele jaar door te verbinden en kennis te laten delen. Daarvoor baseert hij zich op zijn 20 jaar ervaring in het “hart van de wereld van professionele community-bouwers”, namelijk in de internationale meetingsindustrie voor verenigingscongressen en -bijeenkomsten bij de International Congress and Convention Association. Daar was hij Director Marketing.

Al meer dan 3 jaar werkt Mathijs als communitystrateeg en consultant. In die rol helpt hij verenigingen en andere organisaties om online communitystrategieën creëren. Dat doet hij bij Yard | Digital Agency, de marktleider in digitale communicatie- en communityoplossingen voor verenigingen en publieke organisaties in Nederland.

Mathijs schreef een eBook met input van verenigingen en communityleiders getiteld: “The Association Community Compendium. How the harness the collective power of your members”. Mathijs is ook bestuurslid van het Community Consultants Collective en expertbijdrager van Association Meetings International.