Verenigen als kerntaak: van events naar community’s

Waarom is “ontmoeten en verbinden” een van de belangrijkste van de vier kerntaken van jouw vereniging? Hoe hebben verenigingen deze taak traditioneel gefaciliteerd? En wat zijn succes- en faalfactoren voor als je een online community wilt bouwen? Communitystrateeg Mathijs Vleeming van Yard/Yunits legt het uit. 

Ontmoeten en verbinden als belangrijkste kerntaak

Het samenbrengen en verbinden van je leden is een essentiële kerntaak van verenigingen. Meer doen aan ontmoeting en verbinding (ook online, het hele jaar door) zorgt voor:

• Actievere leden: meer onderlinge verbinding maakt meer leden enthousiast en actiever betrokken bij jouw vereniging.
• Meer binding van subgroepen: subgroepen herkennen zich wellicht minder sterk in het grote geheel van je vereniging. Breng ze samen en verbind ze binnen subgroepen met een eigen identiteit. Zo kun je ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken voelen en actiever deelnemen.
• Versterken van je verenigingscultuur: het vergroot het gemeenschapsgevoel, het “warme gevoel” voor je vereniging.
• Meer input van je leden: het stelt je in staat om op een informele manier op te halen wat leden meemaken, voelen, en belangrijk vinden.

Leden verbinden: toen en nu

Traditioneel faciliteerden verenigingen de kerntaak van verbinden en ontmoeten door evenementen en congressen te organiseren. Dat was vroeger de enige manier waarop je je leden met elkaar in contact kon brengen. 

Die congressen en evenementen waren, en zijn, ontzettend belangrijk voor de vereniging. Dat was het moment in het jaar waarop de vereniging zich manifesteerde aan haar leden. Waar leden fysiek in contact waren met de vereniging, elkaar ontmoetten en hun lidmaatschap consumeerden. Terwijl de vereniging de rest van het jaar wat meer naar de achtergrond schoof. 

Door de coronapandemie is er het één en ander veranderd. Verenigingen werden gedwongen hun evenementen online te organiseren. Maar nu kan dat gelukkig ook weer fysiek. Daardoor zien wij nu dat veel verenigingen een mix van on- en offline kanalen en evenementen aanbieden. En bouwen aan hun online community, zodat leden het hele jaar door met elkaar in contact blijven. Een langetermijnstrategie die online en offline combineert, is cruciaal om als vereniging relevant te blijven en je impact te vergroten.

Terugkijken: Verenigen als kerntaak: van events naar community’s

Welke 4 factoren maken een online community tot een succes? 

Wij zien een aantal veel voorkomende succes- en faalfactoren bij het bouwen van online community’s (zoals beschreven door Dennis van Aalst en Ivan Pouwels in Vereniging 3.0 en verder): 

• Relevantie
• Tijd
• Commitment
• Eenvoud

1. Relevantie

Relevantie heeft twee kanten: zorg voor een platform dat relevant is voor de doelgroep én de vereniging. Verdieping in de behoefte van de doelgroep is daarbij cruciaal. Je moet je echt inleven in je doelgroep en onderzoek doen naar hun behoeften. Doe dit samen met de doelgroep en niet als bestuur of bureau alleen. Denk na over vragen als: waar worstelen leden op dit moment mee? Wat zijn hun grootste uitdagingen? Waar kunnen leden elkaar mee helpen? En kan een online communityplatform helpen om die behoeften te faciliteren? 

Maar ook: hoe gaat het online platform de vereniging verder helpen om processen efficiënter digitaal in te richten? Welke interessante informatie wil je uit de community halen, waarmee je het aanbod van de vereniging kan verbeteren? Bij welke processen en activiteiten helpt een online communityplatform om efficiënter te werken en meer impact te hebben? En hoe kun je niet-leden betrekken via de community?

2. Tijd

Neem de tijd, kies voor organische groei. Een online community bouw je niet in een week of een maand; het kost tijd om een community te bouwen. En daarom moet je er gedurende een langere periode in investeren. 

Een online community drijft op de motivatie van de deelnemers. Om een levendige community op te bouwen is het belangrijk om met een kleine groep enthousiaste mensen te beginnen. Die zorgen voor een sneeuwbaleffect. Als het balletje eenmaal rolt, zal vanwege het groeiende bereik de waarde van de community toenemen en steeds meer mensen aantrekken.

3. Commitment

Zorg in ieder geval voor een communitymanager of een substantiële groep ambassadeursleden die met passie voor het vak de community van de grond trekken.

Hierbij is commitment van het bestuur en het management van groot belang; het moet aansluiten bij de verenigingsstrategie. Maar niet alleen het bestuur: het is belangrijk dat de hele organisatie de toegevoegde waarde van een online community ziet. Want een community vraagt soms om gedragsverandering. Niet alleen van leden, ook van de organisatie. Als het community-denken niet in de hele organisatie geïntegreerd is, is de toegevoegde waarde van de community minder groot en zal eerder mislukken.

4. Eenvoud

En tot slot is eenvoud een cruciale – en misschien wel de belangrijkste – succesfactor om een online community te laten slagen. 

Vaak is de groep mensen die actief is op een online communityplatform helemaal geen community in de ware zin des woords, maar gewoon een groep mensen of een netwerk. En dan moet je je afvragen of het gebruik van het woord ‘community’ niet afschrikt.

Dit geldt zeker voor verenigingen. Als die de ambitie hebben een online community te bouwen, ligt er direct een verwachting. Bijvoorbeeld dat leden minimaal wekelijks moeten inloggen en bijdragen. En een emotionele band met elkaar opbouwen. En gaan samenwerken. 

Terwijl voor de meeste verenigingsleden hun lidmaatschap een “bijzaak” is. Ze hebben een fulltime baan elders maar zijn lid vanwege een specifieke reden. Erachter komen wat die redenen en behoeften zijn (die vaak met kennisdeling te maken hebben), maakt het makkelijker hierop in te spelen. En als vereniging relevant te zijn en te blijven. 

Hoe faciliteer je het moment dat iemand op zoek is naar informatie of naar relevante connecties? Het is heel belangrijk om dat in eerste instantie op een eenvoudige manier te doen. Een echte online community bouwen is een hoger doel!

Kortom, hou het eenvoudig. Beperk de mogelijkheden, want: hoe simpeler hoe beter. Door het aantal functies te beperken, vinden deelnemers snel wat ze zoeken. Dit is het geheim achter een succesvol online communityplatform als Eén tweetje van de KNVB, dat simpelweg gebouwd is rond het stellen en beantwoorden van vragen.

De online community moet eenvoudig te gebruiken zijn en makkelijk toegankelijk zijn: de “vereniging in je broekzak” noemen we dat wel. Het gebruiksgemak moet vergelijkbaar zijn met veelgebruikte, laagdrempelige digitale tools als LinkedIn en de bankenapps.

Over verenigingscommunicatie-expert Mathijs Vleeming

Mathijs Vleeming is communitystrateeg en consultant associations bij Yard Digital Agency. Vanuit zijn achtergrond heeft hij veel zicht op veranderingen op het gebied van evenementen en verenigingscommunicatie. Yard Digital Agency is dé online partner voor verenigingen die hun achterban beter willen faciliteren in een steeds digitalere wereld.

Meer tips over slimme digitale oplossingen voor verenigingen? 

Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!