Hoe richt je een kennisbank in voor jouw community?

Professionals kennis met elkaar laten delen: dat is voor veel organisaties een belangrijke reden om een communityplatform op te zetten. Toch is alleen kennis delen niet genoeg voor een waardevolle community.

Die kennis moet ook snel, gemakkelijk en gedurende langere tijd terug te vinden zijn. Dat kan met een kennisbank, ook wel kennisdatabank of ‘knowledge base’ genoemd. Maar iedere community is anders en heeft daardoor een ander soort kennisbank nodig. Waar moet je op letten bij het inrichten van een kennisbank voor jouw community?

Soorten kennis

Binnen community’s worden twee soorten kennis gedeeld. Beide hebben voor- en nadelen.

1. Gevalideerde kennis: deze kennis is afkomstig van gevalideerde bronnen. Denk aan specialisten of wetenschappers. Voordeel daarvan is dat de kwaliteit hoog is. Ook is de kennis goed doordacht. Het nadeel is dat het relatief veel tijd kost om dit soort content te (laten) maken.
   
2. Gebruikergegenereerde kennis: deze kennis is afkomstig van leden. Voordeel hiervan is dat het snel is en vaak praktijkgericht. Een nadeel is dat de kwaliteit onduidelijk is.

Als organisatie kies je welke soort kennis je in een kennisbank wilt opnemen. Dat kan een kennisbank zijn met alleen gevalideerde kennis of alleen gebruikergegenereerdekennis. Of je combineert beide. Een combinatie komt steeds meer voor. Op die manier verrijk je institutionele kennis met de ervaringen uit de praktijk. Je platform wordt een collectief geheugen, waar al je leden deel aan kunnen nemen. Als je daarvoor kiest, is het wel belangrijk dat het in de kennisbank duidelijk zichtbaar is om wat voor soort kennis het gaat.

Lees ook: Waarom kennis delen belangrijk is: 6 voordelen

Inrichten kennisbank

Het soort kennis dat je wilt delen, bepaalt de opzet van je kennisbank. Een kennisbank met alleen gevalideerde kennis kan bijvoorbeeld bestaan uit blogs, artikelen, whitepapers, etc. Een voorbeeld van zo’n kennisbank is Kennisbundel, waar professionals geverifieerde informatie over schuldhulpverlening vinden.

Een kennisbank met alleen gebruikergegenereerdekennis bestaat bijvoorbeeld uit een vraag-antwoordmodule. Leden stellen vragen waar alle deelnemers een antwoord op kunnen geven. Een voorbeeld van zo’n kennisbank is Een tweetje. Op dit platform delen bestuurders van voetbalverenigingen hun kennis met elkaar.

Lees ook onze case: KNVB: Bestuurders helpen elkaar in online community

Als je kiest voor een combinatie van gevalideerde kennis en gebruikergegenereerdekennis zijn er verschillende mogelijkheden waar je aan kunt denken. Zo lang het voor gebruikers maar duidelijk blijft met wat voor soort kennis ze te maken hebben. Bijvoorbeeld:

• Kennis wordt op een specifiek deel van de site gedeeld door gevalideerde bronnen, zoals in blogs, whitepapers en artikelen. Leden kunnen hierop reageren.
• Leden kunnen een vraag stellen en iedereen kan antwoorden. Het is visueel duidelijk welke antwoorden van gevalideerde experts zijn en welke van andere leden.
• Alle leden mogen een blogpost schrijven, maar de nieuwsberichten worden geschreven door geselecteerde deskundigen.
• Als een document van een gevalideerde bron wordt geüpload, krijgt dit een label.

Een voorbeeld van een platform dat beide vormen van kennis combineert is TVVL Connect. Daar deelt de redactie gevalideerde kennis in de vorm van artikelen, technische rapporten, hand-outs, resultaten van onderzoek, etc. Daarnaast wisselen de leden hun kennis uit in specifieke groepen en thema’s.

Lees ook onze case: TVVL: Digitaal communityplatform helpt technologiesector groeien

Interactie stimuleren

Een kennisbank die gevalideerde kennis en gebruikergegenereerdekennis combineert, gaat dus verder dan de traditionele kennisbank als plek waar alleen expliciete kennis te vinden is. Dat is kennis die ‘op papier’ is gezet. Het kunnen artikelen zijn, maar ook video’s, podcasts, blogs, folders, whitepapers, etc. Door gebruikergegenereerde kennis toe te voegen wordt de kennisbank ook een plek waar impliciete kennis of ‘tacit knowledge’ gedeeld wordt. Dit is de kennis die bij mensen in hun hoofd zit.

Het is dan wel van belang om mensen te stimuleren om alle kennis die zij bezitten, ook daadwerkelijk te delen. Mensen weten vaak niet hoeveel ze weten en hoe groot de waarde van die kennis is voor anderen. Hoe makkelijker het is om kennis te delen, hoe sneller en vaker mensen hun impliciete kennis zullen delen. Dit stimuleer je bijvoorbeeld via een vraag-en-antwoordmodule of een reactiemogelijkheid bij nieuwsberichten en blogs.

Stimuleer in je community ook het delen van nuttige documenten. Vaak realiseert degene die ze bezit niet hoe waardevol ze zijn voor anderen. Je kunt denken aan gebruikershandleidingen, sjablonen en plannen van aanpak. Die kunnen als voorbeeld voor anderen dienen. Zo hoeven zij het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Lees ook: 12 tips om interactie te stimuleren in een online community

Terugvinden is cruciaal

Mooi al die kennis! Maar wat nu? Het is niet de bedoeling dat leden door de bomen het bos niet meer zien. Daarom is het niet alleen uiterst belangrijk dat alle kennis duurzaam wordt opgeslagen, maar ook dat die goed doorzoekbaar is. Daarvoor is een uitgebreide en krachtige zoekfunctie cruciaal. Met die zoekfunctie moet je snel het hele platform kunnen doorzoeken, inclusief de inhoud van documenten. Daarnaast helpen ook filters, categorieën en trefwoorden om snel kennis te kunnen terugvinden.

Een keuze maken

Als je een kennisbank opzet voor jouw community, ga je -uiteraard- uit van jouw doelgroep. Stel jezelf dan de volgende vragen:

1. Wat zijn de behoeften en wensen van de (potentiële) leden?
2. Wat voor kennis hebben zij hiervoor nodig?
3. Heb je toegang tot gevalideerde kennis die je kunt delen? Binnen de eigen organisatie? Onder (expert)leden? Of via een derde partij die ook actief wil en kan zijn op het platform?
4. Welke kennis hebben de leden in huis (impliciet en expliciet)? Hoe kunnen ze die het beste met elkaar delen?
5. Als je kiest voor gevalideerde en gebruikergegenereerdekennis – hoe maak je het onderscheid duidelijk?

Extra: Deskundigen zijn ook onderdeel van de kennis op je platform

Leden die op zoek zijn naar informatie kunnen zich ook rechtstreeks tot een specialist wenden. Een communityplatform is daar de aangewezen plek voor. Dat zit namelijk vol met deskundigen. Alle leden hebben immers ervaring met en kennis van specifieke onderwerpen.

Zorg daarom dat je platform ook deze vorm van kennisdeling stimuleert. Dat doe je door de leden in hun profiel te laten aangeven waarin ze gespecialiseerd zijn. Vervolgens zorg je dat ze elkaar op die specialisaties kunnen vinden.

Yunits is gespecialiseerd in kennisbanken

Wil je een kennisbank inrichten voor jouw community? Dan is Yunits hét platform voor jouw organisatie. Yunits heeft meerdere modules om kennis te delen en interactie te stimuleren. Bovendien heeft het platform een krachtige zoekfunctie die alle content en soorten documenten gefilterd en nauwkeurig kan doorzoeken.

Wil je meer tips of advies over het inrichten van een kennisbank? Neem gerust contact met ons op. Wij denken in een vrijblijvend adviesgesprek graag met je mee.