Digitale dienstverlening en de veranderende rol van verenigingen [4/5] 

Moderne verenigingen faciliteren kennisdeling en verbinding tussen leden. Dat doen ze het hele jaar door, niet alleen tijdens evenementen. Maar hoe doen verenigingen dit nu concreet? Het “Digitale Dienstverlening- & Communicatiemodel voor verenigingen” laat zien welke digitale middelen je nodig hebt om digitaal te groeien. Mathijs en Dennis lichten dit toe en geven ondertussen tal van tips voor een bloeiende digitale vereniging. 

Door: Mathijs Vleeming & Dennis van Aalst, Yard | Digital Agency

Lees ook:

• deel 1 over: achtergrond van het ‘Digitale Dienstverlening- & Communicatiemodel voor verenigingen’.
• deel 2 over: kennis delen en de veranderende rol van verenigingen.
• deel 3 over: het (ver)binden van leden. 

(klik op de afbeelding om te vergroten)

Continue ledenverbinding en kennisdeling 

In een eerder blog bespraken we al dat het voor verenigingen cruciaal is om kennis te delen. Faciliterende verenigingen delen niet alleen gevalideerde kennis van experts, maar ook gebruikergenereerde kennis. Leden ervaren het als een grote meerwaarde als ze deze kennis onder de vleugels van hun vereniging kunnen uitwisselen. Daarnaast kenmerkt faciliterende verenigingen dat zij het hele jaar door verbinding faciliteren, niet alleen tijdens evenementen. Maar hoe doen faciliterende verenigingen dat nu concreet? 

Eigen communityplatform 

In de praktijk zien wij dat faciliterende verenigingen voor een online communityplatform kiezen. De voordelen van zo’n eigen platform zijn vaak groter dan verenigingen in eerste instantie denken.  

Waarom zou je voor een eigen communityplatform kiezen? 

1. Eén centrale, veilige en vertrouwde online omgeving 

2. 365 betrokkenheid; integreer leren & events 

3. Creëer een kennishub; borg kennis en maak die vindbaar 

4. Verbind en activeer mensen op expertise en interesse 

5. Gebruik data voor personalisering & gamification 

6. Efficiëntere activiteiten, processen en support 

7. Meer bereik, meer inclusiviteit, meer toegang tot informatie 

8. Mogelijke diversiteit in inkomsten 

9. Weet wat er speelt onder leden; snelle feedbackloops 

10. Meer betrokkenheid, co-creatie en ‘verenigingsgevoel’ 

Dit lichten we hieronder verder toe.  

1. Eén centrale, veilige en vertrouwde online omgeving 

Op een communityplatform breng je leden online samen in een centrale, veilige en vertrouwde omgeving onder jouw vlag. Daar kun je direct ledenexpertise en -kennis verbinden binnen jouw niche.  

Zendende en luisterende verenigingen hebben meestal allerlei aparte digitale tools in huis, voor bijvoorbeeld de website, evenementen, nieuwsbrieven, enquêtes, kennisbanken, etc. Verenigingen communiceren via al deze tools afzonderlijk naar hun leden. Daarnaast zie je dat leden van zendende en luisterende verenigingen op ieder platform afzonderlijk moeten inloggen. De digitale middelen die er zijn, zijn erg versnipperd.  

Digitale dienstverlening: één centraal platform 

De faciliterende vereniging is een stap verder in de digitale dienstverlening en zorgt ervoor dat leden één keer inloggen op één centraal platform. Vanuit dat platform kunnen ze allerlei online tools gebruiken. Denk aan communityplatformen, kennisbanken en e-learningomgevingen.  

Steeds meer verenigingen bieden daarbij ook een mobiele app aan. Daarmee hebben leden altijd en overal toegang tot relevante kennis en het vertrouwde netwerk van hun vereniging. ‘De vereniging in je broekzak’, noemen we dat ook wel.  

Deze digitaal volwassen verenigingen bieden hun gebruikers met een eigen platform ook meteen een AVG-veilige omgeving. Dat is een belangrijk bijkomend voordeel. 

2. 365 betrokkenheid; integreer leren & events 

Via een eigen communityplatform verbind je leden het hele jaar door, altijd en overal. Bovendien biedt het mogelijkheden om educatie (e-learning) en evenementen te integreren. Zodat de interactie en betrokkenheid op een organische manier continu doorgaan. 

Evenementen integreren 

Het is heel eenvoudig om een online evenement op te zetten via Zoom en het te promoten via je socialmediakanalen of mailinglijsten. Bovendien zijn er veel apps en platforms voor virtuele evenementen beschikbaar. Waarom zou je daar dan een online communityplatform voor gebruiken? Een online communityplatform stelt je in staat om deelnemers aan evenementen tijdens én tussen de evenementen door op één centrale plek te verbinden. Daardoor ervaren leden coinu de waarde van de vereniging. Op de lange termijn verhoogt dat de ledenretentie. 

Hoe zet je een online community in voor evenementen? 

• Betrek deelnemers voor en na het evenement. Sta deelnemers toe om van tevoren vragen en onderwerpen in te dienen die ze graag behandeld zien tijdens het evenement. Dat kan bijvoorbeeld via polls en een vraag & antwoord-functionaliteit. En gebruik de vragen die je niet meer kon beantwoorden tijdens het evenement om doorlopende conversaties te creëren in je community. Op deze manier bied je een kennisbank die gerelateerd is aan de sessie. Daarin kunnen de deelnemers ideeën bespreken, vervolgvragen stellen en de opname- en presentatiematerialen op één plek terugvinden. 

• Betrek de evenementensprekers en -experts ook bij de online discussies. Moedig ze voorafgaand aan het evenement aan om input te vragen voor hun sessie. En om direct na het evenement een online gesprek te starten voor een vervolg-Q&A. 

• Betrek deelnemers tussen de evenementen door. Houd bijvoorbeeld ‘Vraag me alles’-sessies (Ask Me Anything; ‘AMA’) en zorg dat experts en sprekers aanwezig zijn in de community om voortdurend vragen te beantwoorden. Daarbij kun je andere experts in je community vragen om de spreker te helpen met het identificeren van vragen en het gaande houden van het gesprek. 

• Werf meer deelnemers voor je evenementen door evenementen op een meer organische manier te promoten. Laat bijvoorbeeld zien wie er al geregistreerd is. Maak gebruik van mond-tot-mondreclame van voormalige deelnemers. En gebruik de inhoud van eerdere evenementen om serieuze FOMO (Fear of Missing Out) te creëren. 

• Bied het hele jaar door hoogwaardige sponsoropties aan. Met een community kun je verschillende nieuwe verdienstrategieën uitproberen. Bijvoorbeeld: gesponsorde advertenties, gesponsorde blogs, nieuwsberichten en discussieposts, gesponsorde evenementen en whitepapers, sponsors die betalen voor toegang tot de community, een sponsor die betaalt voor het communityplatform, en nog veel meer. 

3. Creëer een kennishub; borg kennis en maak die vindbaar 

Via een communityplatform vergroot je de informatiepositie van de vereniging. Dat doe je door een online kenniscentrum voor jouw sector te creëren en daarmee ook voor de maatschappij. Deel bijvoorbeeld presentaties, rapporten en achtergrondinformatie in een doorzoekbare bibliotheek.  

Bied ook opgenomen sessies van eerdere evenementen on demand aan, onbetaald of zelfs betaald. Hiermee vergroot je het bereik van deze evenementen en ontstaat er organische promotie van toekomstige evenementen. Op deze manier creëer je een kenniscentrum dat geïntegreerd is in live-evenementen en dat lang nadat het evenement is afgelopen, blijft bestaan.  

4. Verbind en activeer mensen op expertise en interesse 

Via een communityplatform vind je eenvoudig gemene delers en thema’s die functioneren als ‘connectoren’ voor leden om elkaar te vinden. Betrek je leden bij de onderwerpen waar ze het meest om geven. Dit kan gerelateerd zijn aan expertise (thema’s), projecten (werkgroepen), locatie (regiogroepen en vindbaarheid op profielen), omstandigheden, specifieke behoeften, enzovoort.  

Als je die gemeenschappelijke expertise en interesses gebruikt, zie je als vereniging meteen welke kennis leden komen brengen en halen in je online community. Je weet dan wat het meest relevant is voor leden en daar kun je communicatie over nieuws, evenementen, documenten en educatie op aanpassen.  

Daarnaast stelt een online communityplatform je leden in staat om hun eigen evenementen binnen de community te initiëren en organiseren, uitdagingen en mogelijke oplossingen te plaatsen, relevante gesprekken te starten en specialistische subcommunity’s te creëren. Hiermee creëer je een dialoog met en tussen je leden, in plaats van alleen maar informatie van bovenaf te sturen zoals in een zendende vereniging. 

5. Gebruik data voor personalisering & gamification 

Relatie met leden 

Om relevante communicatie en processen te bieden moet je ze personaliseren. Daarvoor is het cruciaal om data te gebruiken. Leden verstrekken veel informatie. Maar we zien vaak dat verenigingen al die informatie niet centraal opslaan. Daardoor hebben verenigingen weinig inzicht in hun leden.   

Bied je een centrale online ervaring aan, dan is het eenvoudig om op de achtergrond al die gegevens te verzamelen. En zo inzicht te krijgen in wat leden doen. Waar maken ze gebruik van? Wat zijn hun interessegebieden? Welke e-learnings hebben ze doorlopen? Welke artikelen hebben ze gelezen? Welke evenementen hebben ze bezocht? Dat is een rijke bron die faciliterende verenigingen inzetten om informatie en diensten te personaliseren. 

Ook kun je op basis van hoe actief leden zijn, ze activeren om meer bij te dragen. Motiveer ze bijvoorbeeld om hun status binnen de community te verhogen door zichtbaar te maken hoeveel ze bijdragen. Daar kun je bijvoorbeeld ook leaderboards voor gebruiken, een soort scoreboard dat de activiteit weergeeft. Dit noemen we ook wel gamification. 

6. Efficiëntere activiteiten, processen en support 

Je communityplatform bevat een schat aan data over de interesses van je leden. En daar kun je als vereniging weer heel mooi je processen en communicatie op afstemmen. Processen zijn bij faciliterende verenigingen vaak al verder geautomatiseerd. Zij leveren maatwerk op basis van het profiel en de behoeften van leden. Communicatie kun je personaliseren op basis van interesse en expertise van leden. Leden kunnen bovendien zelf aangeven hoe vaak ze bepaalde informatie willen ontvangen.  

Deze informatievoorziening kan deels worden geautomatiseerd. Daardoor wordt de communicatie relevanter, terwijl verenigingsbureaus ontlast worden. Daarnaast zien we ook dat het verenigingsbureau ontlast wordt doordat leden elkaar via het communityplatform vragen stellen en elkaar ook antwoorden. Vragen die het verenigingsbureau niet meer hoeft te beantwoorden. Natuurlijk moet je dit als organisator monitoren, maar je kunt hiermee efficiënter support aan je leden aanbieden. 

7. Meer bereik, meer inclusiviteit, meer toegang tot informatie

Een online communityplatform zorgt voor inclusiviteit en diversiteit. Via een platform kunnen namelijk meer leden meedoen aan de gesprekken. En meer leden hebben toegang tot de informatie binnen jouw vereniging. Met een online platform bied je namelijk een alternatief aan mensen die niet naar de evenementen van je vereniging kunnen of willen komen, los van tijd en plaats.  

Bovendien kun je een online platform ook toegankelijk maken voor mensen met een visuele beperking. Of het platform en de content aanbieden in meerdere talen. Ook kun je doordat je zelf eigenaar bent van het online platform, ervoor zorgen dat de online ruimtes inclusief aanvoelen. Dat degenen die daar willen samenkomen zich meteen welkom voelen.  

Ook kun je regionale of zelfs wereldwijde lidmaatschapsprogramma’s aanbieden buiten de openingstijden van je organisatie en culturele verschillen aanspreken. Dat doe je door groepen te creëren voor specifieke typen leden of voor specifieke geografische regio’s. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat al jouw communityleden de meeste waarde halen uit hun interactie. 

8. Mogelijke diversiteit in inkomsten 

Online communityplatforms kunnen nieuwe lidmaatschapsmodellen of bronnen van inkomsten faciliteren. Denk aan: 

• Verschillende lidmaatschapsmodellen met verschillende tarieven die toegang geven tot specifieke informatie en dienstverlening 

• Eenmalige toegang tot specifieke informatie. Vraag bijvoorbeeld geld om opnames van events te bekijken.  

• Tickets voor evenementen 

• Geïntegreerde e-learning en certificatiemodules 

• Advertenties op je platform 

• Gesponsorde content, groepen of evenementen 

• Donaties 

Wil je inkomsten genereren uit je online community, dan moet je juist de gezamenlijke missie voorop zetten. Leden zijn meer bereid om te betalen voor toegang tot informatie, evenementen of groepen als ze weten waar het geld voor wordt gebruikt. Ze moeten het gevoel hebben dat ze met hun betalingen bijdragen aan de missie van jouw vereniging. Laat ze bijvoorbeeld weten dat het geld ingezet wordt voor belangrijke projecten of uitbreiding van de dienstverlening.  

9. Weet wat er speelt onder leden; snelle feedbackloops 

Als je de community-mindset omhelst, dan weet je goed wat er speelt onder je leden. Daardoor kun je als vereniging beter inspelen op de behoeften van je leden. Online community’s creëren als het ware supersnelle feedbackloops met je leden. Doordat je dichter bij de actie zit, kun je makkelijker experimenteren en innoveren. Bovendien kun je als vereniging makkelijker de koers van je vereniging bepalen bij veranderende omstandigheden, bijvoorbeeld in tijden van disruptie. 

10. Meer betrokkenheid, co-creatie en ‘verenigingsgevoel’ 

 Via een online platform kun je als vereniging makkelijk een faciliterende rol aannemen en samenwerken met je leden. Een communitybenadering waarbij je als vereniging niet alles zelf doet, maakt schaalvergroting mogelijk. Je maakt namelijk gebruik van de kracht van het netwerk en vergroot de capaciteit om te leren en kennis te delen. Dit vergroot de potentiële impact van je organisatie.  

Het goud van een vereniging: je leden 

Kortom, je hebt als vereniging echt goud in handen: namelijk je leden. In feite heb je een enorme doelgroep tot je beschikking waartoe je onbeperkt toegang hebt. Zo zonde dat een heel groot aantal verenigingen daar nog onvoldoende gebruik van maakt.  

Laagdrempelig beginnen  

In de praktijk merken we dat sommige verenigingen de drempel hoog vinden om een online community te starten en het daarbij behorende gemeenschapsgevoel te creëren. Ons advies is dan: begin simpel. Een community is een hoger doel, daar kun je ook later nog aan werken. Begin laagdrempelig, bijvoorbeeld door alleen vraag en aanbod samen te brengen op een online marktplaats.  

Platformmodel 

Het samenbrengen van vraag en aanbod heet ook wel een platformmodel of digitaleplatformeconomie. Een bekend voorbeeld hiervan is de NVM die ooit met Funda begon. Funda heeft enorme meerwaarde voor haar leden. De vereniging haalt veel data uit het platform, bijvoorbeeld over marktontwikkelingen. Die gebruikt de NVM vervolgens weer voor de belangenbehartiging in Den Haag.  

Een ander mooi voorbeeld is het platform van CBM, de branchevereniging voor meubel- en interieurbouwers. Zij hebben een interne marktplaats waar vraag en aanbod in materiaal en arbeidsuren samenkomen. Dit kun je zien als extra digitale dienstverlening voor de leden.  

Denk dus goed na over wat je aan de markt overlaat en wat je als vereniging in eigen hand ontwikkelt. Vaak onderschatten verenigingen de potentie die ze hebben om zoiets op te zetten. Begin bij de basis: mensen bij elkaar brengen die op zoek zijn naar specifieke informatie, en iets komen halen en brengen. Als je dat op een effectieve manier inricht, dan bied je als vereniging veel meerwaarde! 

Case: Vraag en aanbod samenbrengen bij de LHV

Voor de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) hebben wij de Praktijkmatch ontwikkeld. Ook dit is een digitaal platform dat vraag en aanbod samenbrengt. Op het besloten platform bieden huisartsen hun praktijk aan ter overname en kunnen geïnteresseerden reageren. Door hiervoor een eigen platform te ontwikkelen, houdt de LHV alle data in eigen beheer en creëren ze een veilige omgeving. Lees meer over de Praktijkmatch in de case over de LHV.  

Volgende keer: Organisatie en de veranderende rol van verenigingen 

De moderne vereniging richt zich op het faciliteren van leden. Dat vraagt om een andere organisatie van je vereniging. Waar moet je dan aan denken? 

Over de auteurs

Even sparren over het digitaal laten groeien van je vereniging?

Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee! Of ontdek direct de digitale groeipotentie van jouw vereniging.

---