Digitale community’s vernieuwen ledenbinding

De laatste jaren zijn verenigingen – met wisselend succes – aan de slag gegaan met fysieke en digitale community’s. Tijd om de balans op te maken: hoe laat een community zich definiëren? En wat maakt dat een community succesvol is?

Door: Ivan Pouwels en Dennis van Aalst

Volwaardige ledenparticipatie

Van oudsher zijn verenigingen sterk in het binden van leden in formele zin. Bijvoorbeeld door zitting te nemen in het bestuur, de ledenraad, regio- en afdelingsbesturen, commissies en werkgroepen. Tegenwoordig zijn verenigingen steeds vaker actief om leden ook in tijdelijke verbanden samen te brengen. Dan gaat het om specifieke onderwerpen of concrete hulpvragen. De leden hebben namelijk waardevolle praktijkkennis die veel beter kan worden benut.

Volwaardige ledenparticipatie gaat uit van een meer actieve, laagdrempelige en kortstondige inbreng van leden. Dit in tegenstelling tot de klassieke ledenbinding, waarbij leden verbonden zijn als lezer van de nieuwsbrief, bezoeker van de website of als deelnemer aan een opleiding of evenement. Bij volwaardige ledenparticipatie gaat het niet zozeer om de verbinding tussen ‘vereniging’ en ‘lid’, maar om de verbinding tussen leden onderling. En nog een stap verder: tussen leden en relevante partijen en stakeholders buiten de vereniging. Digitalisering en community’s spelen daarbij een steeds grotere rol.

De relevantie van community’s voor verenigingen

Verschillende onderzoeken zoals de Branchemonitor, het Brancherapport Sport en het Nationaal Verenigingsonderzoek, hebben laten zien dat veel verenigingen de afgelopen decennia te maken hebben gehad met een daling van het aantal leden.

Verenigingen die hun ledenaantal wel op peil wisten te houden of zelfs groeiden, zagen daarentegen vaak dat de betrokkenheid van leden bij de vereniging afnam. Daarbij werd de actieve schil van leden steeds dunner en de groep ‘klantleden’ groeide.

Toch werken individuele burgers, ondernemers, beroepsgenoten, patiënten en klanten – meer dan ooit tevoren – samen om kennis uit te wisselen, elkaar te ontmoeten of samenwerking te organiseren. Dit kent steeds vaker een spontaan, en lokaal of thematisch karakter. Die samenwerking wordt ondersteund door een digitale infrastructuur die, zeker jonge leden, grote voordelen biedt. De samenwerking is dus niet per se afgenomen, maar die vindt niet altijd meer plaats langs de traditionele weg van de vereniging. Mensen vinden elkaar in lokale en thematische community’s, op digitale platformen en in ad-hoc-samenwerkingsverbanden. Niet voor niets dus dat door een aantal verenigingen de laatste jaren geprobeerd is om het gedachtegoed van deze ‘community’s’ een plek te geven in de vereniging.

Community of practice

Wat is zo’n community eigenlijk? Feitelijk is een ‘community’ niets anders dan een gemeenschap, sociale eenheid of groep mensen met gemeenschappelijke kenmerken. Denk aan plaats, normen, waarden, gebruiken, afkomst of identiteit. Deze community’s kunnen gebonden zijn aan een locatie (buurt, dorp, stad, land), een identiteit (gedeelde overtuiging, kenmerken of normen en waarden, zoals religie, subcultuur, etniciteit, leeftijd, ziekte, etc.) of een organisatie (informele en formele netwerkverbanden van professionele personen en organisaties).

In essentie is de vereniging dus ook een ‘community’, maar vaak worden verenigingen in verband gebracht met een specifiek type community, namelijk de ‘community of practice’.

Een community of practice of een praktijkgemeenschap is een groep mensen met een gedeelde zorg of passie met betrekking tot een bepaald thema of vakgebied, die regelmatig kennis met elkaar delen om beter met de problemen en uitdagingen in de praktijk om te kunnen gaan

Wenger, 2011

Binnen verenigingen vervullen community’s of practice vaak een rol in het delen en creëren van kennis, het faciliteren van een laagdrempelige manier van sociale interactie en het bouwen van identiteit (Weller, 2017).

Projectteam/werkgroep/commissie	Community of Practice
Initiatief tot samenwerking ligt bij de vereniging (bestuur/bureau)	Initiatief tot samenwerking ligt bij de leden
Is gedreven door concrete, op te leveren ‘producten’: gedeelde doelen, mijlpalen en resultaten	Doel is leren door interactie
Kennisuitwisseling staat in het teken van een thema dat door de vereniging is gekozen en vertaald is in een opdracht van een projectteam of werkgroep	Leden bepalen zelf op welke gebieden kennisuitwisseling plaatsvindt naar gelang de eigen behoefte van leden
Kent een vaste samenstelling van leden met een vaste rolverdeling	Deelname van leden varieert, afhankelijk van het onderwerp dat door de deelnemers wordt aangedragen. Dit is niet per se beperkt tot eigen leden van de vereniging
Wordt opgeheven als het doel is bereikt	Blijft bestaan zolang deelnemers daar behoefte aan hebben

In die zin hebben ze een andere functie binnen verenigingen dan bijvoorbeeld commissies, projectteams of werkgroepen, zoals bovenstaande tabel laat zien. In de praktijk vervullen community’s of practice binnen verenigingen op dit moment twee belangrijke functies: de gemeenschap beantwoordt individuele vragen van leden en maakt kennisdeling, kenniscreatie en innovatie mogelijk. De moderne vereniging faciliteert deze community’s met organisatievermogen en een (digitale) infrastructuur.

Community’s in de verenigingspraktijk

De covidperiode heeft laten zien hoe belangrijk een digitale infrastructuur is om elkaar te ontmoeten, elkaar te helpen en kennis te delen. Bij veel verenigingen zet deze digitale trend door. Leden bezoeken alleen selectief fysieke bijeenkomsten. Veel gaat digitaal, via webinars en digitale platformen. Digitale community’s bieden de mogelijkheid om onafhankelijk van tijd en plaats kennis met elkaar te delen. Leden uit het hele land en daarbuiten ontmoeten en helpen elkaar op het moment dat het hen uitkomt, ook wel ‘asychroon’ ontmoeten genoemd.

Anders dan de vluchtige sociale media als Whatsapp en Facebook, dienen deze online community’s als een collectieve kennisbank. De leden en de vereniging vullen deze kennisbank met hun bijdragen en die bijdragen zijn altijd terug te zoeken. Leden zorgen daarbij voor gebruiker genereerde content, de vereniging voor validering van die content. Hier volgen een aantal voorbeelden.

Community	Vereniging	Kenmerken
Eén tweetje (bestuurders.eentweetje.nl)	Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond (KNVB)	– Besloten online platform voor bestuurders van voetbalclubs om kennis en ervaring te delen. – 1679 leden – Gamechanger bij de KNVB door andere manier van werken: KNVB faciliteert het netwerk in plaats van informatie te zenden. – Communityaanpak nu ook verankerd in het beleidsplan.
KUBR (https://kubr.nl)	Nederlandse Technische Vereniging voor Verwarming en Luchtbehandeling (TVVL)	– KUBR is een platform voor leden en niet-leden voor samenwerking en kennisdeling. – 2570 leden – Het platform biedt zowel open als besloten content. – Nieuwe verdienmodellen: verweven van betaalde en niet-betaalde content gebaseerd op lidmaatschap.
NEVI Inside Procurement (insideprocurement.nevi.nl)	Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI)	– Openbaar platform – vrij toegankelijk (m.u.v. besloten groepen) voor iedereen die geïnteresseerd is in het inkoopvak. – Vind sneller, meer efficiënte en betere oplossingen voor inkoopvraagstukken. – Kostenbesparingen door efficiënt inschrijfproces voor events.
FNRS (www.fnrs.nl)	Federatie van Nederlandse Ruitersportcentra (FNRS)	– Combinatie van website en ledenportaal – Gated content: FNRS kiest welke informatie openbaar is en welke besloten. – Hybride model: ook mensen zonder account kunnen zich aanmelden voor events. – Koppeling met CRM-systeem voor inlog en openbaar ledenoverzicht.

Succes- en faalfactoren van digitale community’s

Deze voorbeelden hebben gemeenschappelijk dat de verenigingen inzien dat het digitale kanaal participatie door leden en volgers ondersteunt. Op die manier voegt het extra waarde toe. Ze experimenteren met nieuwe manieren van digitaal samenwerken en kennisdelen. Dit heeft geleid tot digitale community’s waar verenigingen succesvol mensen samenbrengen, kennis laten delen en efficiënter hun doelgroep bereiken. Waar moet je nu op letten bij het opzetten van zo’n digitale community? Een diepere analyse van deze voorbeelden toont aan dat vier aspecten van groot belang zijn bij het opzetten van een digitale community:

1. Relevantie

Zorg voor een platform dat relevant is voor de doelgroep én de vereniging. Verdiep je in de behoefte van de doelgroep. Doe dit samen met de doelgroep en niet als bestuur of bureau alleen. Denk na over vragen als: waar worstelen leden op dit moment mee? Wat zijn hun grootste uitdagingen? Waar kunnen leden elkaar mee helpen? Maar ook: hoe gaat het online platform de vereniging verder helpen om processen efficiënter digitaal in te richten en interessante informatie uit de community te halen, waardoor we het aanbod van de vereniging kunnen verbeteren? En hoe kunnen we niet-leden betrekken en werven via de community?

2. Tijd

Neem de tijd, kies voor organische groei. De opbouw van een community kost tijd. Een online community drijft op de motivatie van de deelnemers. Om een levendige community op te bouwen, is het belangrijk om met een kleine groep enthousiaste mensen te beginnen. Die zorgen voor een sneeuwbaleffect. Als het balletje eenmaal rolt, zal vanwege het bereik de waarde van de community toenemen en steeds meer mensen aantrekken.

3. Eenvoud

Beperk de mogelijkheden, want: hoe simpeler hoe beter. Door het aantal functies te beperken, vinden deelnemers snel wat ze zoeken. De online community moet eenvoudig en simpel te gebruiken zijn en makkelijk toegankelijk zijn: de ‘vereniging in je broekzak’. Het gebruiksgemak moet vergelijkbaar zijn met veelgebruikte, laagdrempelige digitale tools als LinkedIn en bankenapps.

4. Commitment

Zorg in ieder geval voor een communitymanager of een substantiële groep ambassadeursleden die met passie voor het vak de community van de grond trekken. Hierbij is commitment van het bestuur en management van groot belang; het moet aansluiten bij de verenigingsstrategie.

Strikte regels over de hoeveelheid openbare content, zijn er niet. Dat hangt sterk af van zaken als je doelgroep, de diensten die je levert en zelfs je imago: als organisatie op het gebied van zorg of welzijn wil je bijvoorbeeld niet onnodig commercieel overkomen. Ook is het belangrijk te kijken naar concurrenten: wat doen andere organisaties op het gebied van gated content?

De toekomst van community’s

Hoe de rol van community’s in verenigingen zich in de toekomst gaat ontwikkelen laat zich nog raden. Toch zijn er al wel drie trends waarneembaar:

1. Datagedreven verenigingen

Data gaan ook binnen verenigingen de komende jaren een steeds grotere rol spelen. Community’s kunnen de informatiepositie van verenigingen verbeteren. Veel verenigingen zijn nu al bezig om het inzicht in de doelgroep te vergroten. Als je de doelgroep kent, blijf je als vereniging relevant. Een digitale community draagt bij aan een sterke informatiepositie van een vereniging. De vereniging is daarin de online informatiemakelaar die alle data zelf in handen heeft. Zij weet precies weet welke topics veel gelezen worden, waar veel op gezocht wordt en in welke groepen veel discussies plaatsvinden. Op basis hiervan kan de vereniging haar aanbod marktgericht maken en op de relevante onderwerpen aan kennisontwikkeling en belangenbehartiging doen.

2. Verbreding van de doelgroep

Om als vereniging relevant te blijven, is het zaak om niet alleen te focussen op de huidige verenigingsleden. Kijk ook hoe de verbinding kan worden gemaakt met andere personen of organisaties binnen de doelgroep van de vereniging. De moderne vereniging biedt een plek om elkaar te vinden en van elkaar te leren. Door bereik en impact te creëren via een (eigen) online community blijft de vereniging relevant. Als vereniging heb je dan ook een direct kanaal naar je doelgroep, ongeacht de lidmaatschaps- of bindingsvorm.

3. Van top-down naar gelijkwaardigheid

Community’s bieden de kans om optimaal gebruik te maken van de kennis van de leden, ofwel the wisdom of the crowd. Ook kunnen ze in de toekomst wellicht een sleutelrol vervullen om het bestuur of het bureau vaker zichtbaar te maken, meer in contact te staan met de leden of zelfs ‘uit de ivoren toren te klimmen’, wat een wens is binnen sommige verenigingen. Mogelijk vinden verenigingen met community’s het verenigen zelfs opnieuw uit. Door de focus weer te leggen op onderlinge kennisuitwisseling en het leggen van duurzame contacten – de basis van elke goede vereniging.

Zelf aan de slag met een community?

Vul het community canvas in om de mogelijkheden voor jouw vereniging te verkennen.

Training DNA: Ledenbinding & digitale community’s

In de DNA-training ledenbinding & digitale community’s | van traditionele structuren naar dynamische samenwerkingsverbanden ontdek je, onder leiding van Ivan Pouwels en Dennis van Aalst, de toekomst van verenigingen; een opwindende verschuiving van traditionele structuren naar dynamische samenwerkingsverbanden.

In plaats van ons te beperken tot de gebruikelijke rollen, zoals bestuursleden of commissieleden, leren we je een nieuwe benadering te omarmen. Leden samenbrengen in tijdelijke teams om grensverleggende thema’s aan te pakken of concrete hulpvragen op te lossen. Het idee hierachter is simpel, maar krachtig; maak nog meer gebruik van de kennis van je leden.

Wil jij een cruciale rol kunnen spelen in deze verandering? Dan is deze training iets voor jou!

Over de auteurs

Ivan Pouwels is werkzaam als onderzoeker en verenigingsadviseur en is auteur van het boek ‘Vernieuwen met Vereniging 3.0’.

Dennis van Aalst is directeur en digitaal strateeg bij Yard | Digital Agency.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in VM Magazine – De Nederlandse Associatie (DNA) – nummer 1, 2023.