9 tips voor betere ledencommunicatie

Het belang van ledencommunicatie is een factor die je niet moet onderschatten. Want heldere en effectieve communicatie is de sleutel naar succes en geluk in iedere soort relatie. Ook binnen een vereniging is een heldere communicatie met leden cruciaal om gezamenlijke doelen te bereiken. In dit artikel geven wij je een aantal tips om de communicatie met je leden te versterken.

1. Maak een communicatie- en contentplan

Het ontwikkelen van een communicatieplan helpt om vooraf te bedenken wat je doelen zijn, welke strategie je wilt voeren en welke communicatiemiddelen je in wilt zetten om die doelen te behalen. Denk dus vooraf na over de efficiëntie en vorm van je communicatiemiddelen. Zo kan je mondeling iemand een bericht overbrengen, maar ook via e-mail, nieuwsbrieven, of video.

Ga ook na hoe je je leden het best bereikt en welke voorkeuren zij hebben. Welk communicatiemiddel werkt het beste voor hen? En wat is jouw doel: wil je informeren, interactie stimuleren, of leden tot actie laten overgaan? Lees ook 12 tips om interactie te stimuleren in een online community.

Voortvloeiend uit je communicatieplan, stel je een contentplan op. Welke onderwerpen of thema’s leven onder jouw leden? Interesses en onderwerpen inventariseer je bijvoorbeeld door een poll of enquête uit te zetten.

In je contentplan neem je mee welk onderwerp wanneer op de agenda staat en in welke vorm. Welk doel heeft de content? Zorg voor regelmaat in je publicaties en monitor de data over bereik en interactie.

Samengevat, om een ​​communicatieplan te ontwikkelen, moet je enkele basisvragen in overweging nemen: wat is het doel van je communicatie? Met wie wil je communiceren? Wat wil je communiceren? En ten slotte, hoe wil je die boodschap overbrengen?

2. Communiceer met een ritme

Regelmatige communicatie helpt om vertrouwen op te bouwen. Zonder communicatie is er een gebrek aan richting en ontstaan geruchten of miscommunicatie. Dit heeft gevolgen voor de productiviteit, het moreel en de manier waarop leden tegen jouw organisatie aankijken of hoe ze met je organisatie omgaan.

Dit betekent echter niet dat je constant berichten moet verzenden. Vind een evenwichtig ritme, dat vertrouwen en houvast biedt aan leden zonder dat het een informatie overload wordt.

3. Hou de communicatie laagdrempelig

Veel intranetten en netwerkbestandssystemen maken het erg moeilijk voor mensen om de informatie te vinden die ze nodig hebben op het moment dat ze die nodig hebben. Ze zijn vaak een stortplaats voor documenten die moeilijk te vinden of verouderd zijn.

Begrijp daarom goed wat je doelgroep nodig heeft en zorg ervoor dat documenten, bijdragen, opmerkingen en andere kennis vindbaar, toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn.

Zorg ook dat je leden makkelijk interactie kunnen hebben met jouw vereniging maar ook onderling. Dit maakt het laagdrempelig om op de hoogte te blijven van alles wat er binnen de vereniging gebeurt.

Lees ook 8 redenen hoe een communicatieplatform daarbij helpt.

4. Denk na over de verpakking van jouw boodschap

Je communicatie moet niet alleen aantrekkelijk zijn, maar ook professioneel van inhoud zijn met de juiste spelling en grammatica. Zorg ook dat het in duidelijke taal is geschreven, waarbij je onnodig jargon vermijdt.

Hou de informerende teksten ook zo beknopt mogelijk. Drukbezette mensen hebben niet veel tijd om door documenten te bladeren om te bepalen wat belangrijk is en wat ze moeten weten. In sommige gevallen kan storytelling via bijvoorbeeld een video makkelijker de boodschap overbrengen.

5. Kies het juiste communicatiemiddel en biedt meerdere vormen aan

Als je ledencommunicatie via meerdere kanalen en in meerdere vormen aanbiedt, maak je het je leden makkelijker om te kiezen hoe ze de informatie of kennis tot zich nemen.

In Westerse landen is het merendeel van de populatie primair visueel ingesteld. Het gebruik van beeld in communicatie is dan ook heel effectief. Daarnaast blijkt dat mensen een boodschap minimaal 3 keer moeten horen om echt te laten beklijven. Je kunt niet zomaar een e-mail sturen en verwachten dat je de gewenste resultaten krijgt. Om ervoor te zorgen dat je boodschap het beoogde publiek bereikt, moet je deze via verschillende kanalen en in diverse vorm aanbieden om succesvol te zijn.

Er zijn verschillende communicatiemiddelen die hun effectiviteit hebben bewezen als het gaat om communicatie met leden. Daarbij zien we een trend dat de communicatie bij verenigingen steeds meer vraaggestuurd vanuit de leden van opzet is.

Uit gesprekken met verenigingen blijkt dat de meest effectieve communicatiemiddelen zijn:

• Een communicatieplatform (met besloten deel voor leden en openbare delen voor niet-leden)
• (Vraaggestuurde) nieuwsbrieven
• De website van de vereniging

Het voordeel van een besloten communicatieplatform is dat dit leden in staat stelt om in een veilige omgeving feedback te geven of op een interactieve manier hun ideeën te delen.

6. Vergeet de rol van persoonlijk contact niet

Veel verenigingen digitaliseerden hun communicatie de afgelopen jaren, soms versneld door de pandemie. Toch geven veel verenigingen aan dat de digitale communicatie pas een vlucht neemt, als er in eerste instantie persoonlijk contact is geweest.

Een fysieke ervaring delen met een gelijkgestemde, of een persoonlijk gesprek met iemand die precies hetzelfde meemaakt als jij, versterkt het onderlinge vertrouwen. De stap om elkaar ook online op te zoeken is sneller gezet als er al een basis ligt.

Vergeet daarom niet de rol van persoonlijk contact als basiselement in je communicatiemiddelenmix.  

7. Faciliteer laagdrempelige communicatie met digitale middelen

Laagdrempeligheid is belangrijk als het gaat om communicatie binnen een vereniging en haar leden. Hoe makkelijker het is een bericht te lezen of erop te reageren, hoe hoger het bereik en hoe groter de interactie zal zijn.

Als het gaat om het bereiken van bepaalde doelen waarbij actieve medewerking nodig is, zijn er talloze digitale hulpmiddelen en tools die interactie stimuleren.

Denk bijvoorbeeld aan het digitaal uitbrengen van een stem, het online inschrijven voor een event of het eenvoudig delen van een reactie op een bericht. Dergelijke functies zijn specifiek gericht op het bevorderen van ledencommunicatie.

8. Ontwikkel boeiende inhoud

Als je wilt dat de informatie beklijft, moet de inhoud van hoge kwaliteit en aantrekkelijk zijn. Dit betekent dat je het moet produceren met de eindgebruiker in gedachten, of je een artikel, afbeeldingen of video’s aanbiedt.

Er moet waarde zijn voor het lid met betrekking tot de inhoud die je levert. In veel gevallen werkt een oproep tot actie: wat verwacht je van de ander? Denk maar aan het invullen van een enquête of deelname aan een activiteit.

Om erachter te komen welke onderwerpen en thema’s boeiend zijn, vraag je dit uit via polls of enquêtes of je laat leden aangeven welke onderwerpen ze in de nieuwsbrief interessant vinden.

9. Evalueer

Om erachter te komen of je communicatie effectief is, is het zaak om op basis van data te monitoren wat wel en niet werkt. Pageviews, behaalde conversiedoelen, likes of reacties op content, vormen goede graadmeters om het succes en de effectiviteit van de communicatie te meten. Na evaluatie van die data, is het eenvoudiger om je communicatie bij te sturen. Zo neemt de effectiviteit van je ledencommunicatie steeds meer toe.

Lees ook: Hoe meet je het succes van je online community? De KPI’s voor succes

Wil je weten hoe jouw vereniging een communicatieplatform opzet waarmee je effectief met je leden communiceert? 

Ons team zette al voor meerdere branche- en beroepsverenigingen een communicatieplatform op in uiteenlopende vakgebieden. Onze communitysoftware biedt vele modules om je daarbij te ondersteunen, zodat je relatief snel van start kunt.

Wil je meer tips over de kansen en mogelijkheden van een online community of wil je jouw community verder activeren? Neem gerust contact met ons op, wij denken in een vrijblijvend adviesgesprek graag met je mee.